A Aabic (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) preparou um guia útil aos síndicos e administradoras em relação aos períodos de guarda mínima para diferentes tipos de documentos, relacionados às áreas fiscal tributária, trabalhista e financeira, entre outras. A ideia é facilitar a criação de controles e sistemas de arquivamento”. “Além das vias originais, atualmente, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel, quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados”, orienta a administradora.
Prazo de arquivamento de documentos
A fim de orientar as administradoras associadas no que se refere à gestão de arquivos dos condomínios, bem como aos Síndicos, Subsíndicos e Conselheiros, a AABIC elaborou um resumo dos prazos para arquivo de diversos tipos de documentação relativos às áreas fiscal tributária, trabalhista, financeira e outras, para facilitar a criação de controles e sistemas de arquivamento.
Além das vias originais, atualmente, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel, quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados.
Período: 2 anos
Documentos |
Comunicação do Aviso Prévio (art.7º, XXIX, da CF) |
Pedido de demissão |
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho |
Período: 3 anos
Documentos |
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. (Portaria Mtb nº 2.115/99, art.1º, § 2º) |
Período: 5 anos
Documentos |
Acordo de compensação de horas |
Apólices de seguro |
Atestado Médico |
Cartas, circulares, editais e demais documentos relativos a convocação de Assembléias. |
Conta de água, luz, telefone. |
Controle de cobrança e de pagamento das cotas condominiais |
Cópia de processos de cobrança judicial de cotas condominiais |
DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte |
Documentos emitidos relativos a cobrança (amigáveis ou judiciais) de devedores |
Documentos relativos a manutenção das portas corta-fogo |
Documentos relativos a manutenção de hidrantes, mangueiras e/ou outros equipamentos contra incêndio |
Documentos relativos a manutenção do sistema de elevadores |
Documentos relativos a manutenção do sistema de pára-raios |
Documentos relativos a manutenção, recarga e vencimento das cargas dos extintores / dedetização / limpeza de caixas d´água |
Documentos relativos aos serviços de manutenção diversos |
Orçamentos / cotações diversas de compras e contratações efetuadas pelo Condomínio |
Livro, cartão ou fichas de apontamento do ponto diário |
Pasta de prestação de contas (documentos não relacionados a itens específicos citados em outros tópicos dessa relação). |
Recibo de entrega da comunicação de dispensa – CD (Seguro –Desemprego) |
Recibo de pagamento de salários |
Recibo de pagamento de benefícios (férias, 13º, vale-transporte, cesta básica, etc), recibo de abono de férias, recibo do gozo de férias, recibo de adiantamento salarial, recibo de entrega do requerimento do seguro desemprego. |
Período: 10 anos
Documentos |
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS |
Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes individuais |
Contratos de fornecimento diversos (produtos e serviços) firmados com terceiros |
Cópia de processos relativos a ações trabalhistas, tributárias, cíveis e/ou criminais |
CSLL e Cofins (Decreto nº 3.048/99, arts 348 e 349) |
DARF´s do PIS (Programa de Integração Social) |
Folha de pagamento |
GPS e documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (folha de pagamento, recibos, ficha de salário-família, atestados médicos concernentes a afastamentos por incapacidade ou, salário-maternidade) (Dec. nº3.048/99, art.348e 349) |
Guias de Recolhimento / Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP |
Imposto de renda na fonte |
Imposto de renda pessoa jurídica (lei 8.212, art. 46) |
Período: 20 anos
Documentos |
Exames Médicos (admissional, demissional, periódico, mudança de função, retorno de trabalho, inclusive avaliação e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (Portaria nº 3.214/78, NR-7) |
Período: 30 anos
Documentos |
Documentos referentes ao depósito fundiário – FGTS – GFIP - GRFP (Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º, Decreto nº 99.684/90, art.55) |
RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo (Lei 8.212, art. 45, §1º) |
Período: Indeterminado
Documentos |
Cadastro de Condôminos (proprietários e inquilinos / histórico e atualizado |
Certificado de manutenção emitido por órgão competente (CONTRU em SP), no caso de edifícios comerciais. |
Contrato de trabalho |
Convenção do condomínio (original, alterações e atual) |
Documentos relativos ao AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros |
Documentos relativos ao PCMSO e PPRA |
Listas de qualificação e presença nas assembléias |
Livro de inspeção do trabalho |
Livro ou ficha de registro de empregados |
Livros de atas de assembléias registradas no cartório de títulos e documentos |
Plantas diversas do condomínio (hidráulica, elétrica, etc.) |
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (art. 8º da Portaria MTE nº 699/2001): 1. obrigado a manter o arquivo por 05 anos. 2. cópia dos arquivos gerados em meios magnéticos, fita ou via Internet e respectivo recibo definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se guardá-los por tempo indeterminado |
Recolhimento Previdenciário do Contribuinte Individual |
Registro de empregados |
Regulamento Interno do Condomínio (original, alterações e atual) |
Relatórios de análises, perícias, auditorias, etc. realizados no condomínio
Fonte: Site Direcional Condomínios |